Microsoft-Lizenzierung als Service: Kostenoptimierung & Feature-Vergleich

Microsoft-Lizenzen wachsen oft „nebenbei“: neue Mitarbeitende, neue Tools, einzelne Add-ons – und irgendwann ist unklar, was wirklich genutzt wird und wo doppelt bezahlt wird. Wir bieten Ihnen einen klaren, praxisnahen Service, um Ihre Microsoft-Lizenzierung zu optimieren, Features transparent zu vergleichen und die passende Kombination für Ihr Team zu finden.

Was Sie als Kunde davon haben

  • Weniger Lizenzkosten durch Aufräumen, Downgrades wo möglich und Vermeidung von Doppel-Add-ons

  • Klare Feature-Transparenz: welche Pläne liefern welche Funktionen – bezogen auf Ihren Bedarf

  • Rollenbasierte Lizenzierung: nicht jeder braucht „das größte Paket“

  • Saubere Planung: Lizenzmodell, das mit dem Team wächst (Onboarding/Offboarding)

  • Weniger Risiko: keine “falschen” Lizenzen, die Security/Compliance-Funktionen verhindern

Unser Service im Überblick

1) Lizenz- und Nutzungsanalyse

Wir erfassen gemeinsam:

  • aktuelle Pläne und Add-ons

  • Nutzerrollen (z. B. Office, Vertrieb, Technik, Admin)

  • tatsächlich genutzte Funktionen (Kommunikation, Files, Mobil, Security, Geräte)

  • Sonderfälle: Shared Mailboxes, Gäste, externe Partner, saisonale Konten

Ergebnis: ein verständlicher Status, wo Kosten entstehen und wo Features fehlen/überdimensioniert sind.

2) Feature-Vergleich als Entscheidungsvorlage

Wir erstellen einen Vergleich der für Sie relevanten Optionen – nicht als Marketing-Tabelle, sondern als Entscheidungsgrundlage:

  • Plan A vs. Plan B bezogen auf Ihre Must-haves
    (z. B. Teams/Telefonie, OneDrive/SharePoint, Security, Geräteverwaltung, Compliance)

  • Welche Add-ons ersetzen was?

  • Welche Kombination ist günstiger – bei gleicher Funktion?

Ergebnis: eine klare Empfehlung, welche Lizenzprofile Sie pro Rolle nutzen sollten.

3) Rollenbasierte Lizenzprofile

Wir definieren typische Profile, z. B.:

  • Standard User: E-Mail, Office, Teams, Dateien

  • Mobil/Field: Mobile Policies, sichere Anmeldung, einfacher Zugriff

  • Power User: zusätzliche Collaboration-/Automations-Funktionen

  • Admin/IT: erhöhte Security-/Management-Funktionen

  • Externe Nutzer: Gäste/Partner sauber geregelt

Ergebnis: Sie zahlen nur, was jede Rolle wirklich braucht.

4) Umsetzung & Umstellung (wenn gewünscht)

Wir unterstützen bei:

  • sauberer Umstellung der Lizenzen ohne Unterbrechung

  • Zuweisungsregeln, Gruppen-basiertes Licensing

  • Dokumentation: „Welche Rolle bekommt was – und warum“

  • Offboarding/Onboarding-Standards, damit nichts liegen bleibt

5) Laufende Kostenkontrolle (optional)

Wenn Sie möchten, machen wir daraus einen kontinuierlichen Service:

  • regelmäßiger Lizenz-Check (monatlich/vierteljährlich)

  • Abgleich neuer Anforderungen (z. B. Security, Geräte, Partnerzugriff)

  • Empfehlungen bei Veränderungen im Team

Typische Einsparpotenziale (aus der Praxis)

  • unnötige „Maximal“-Pläne bei Rollen, die nur Mail/Office/Teams nutzen

  • doppelte Add-ons (Features sind schon im Plan enthalten)

  • nicht entfernte Lizenzen bei Offboarding

  • falsche Pläne für Shared Mailboxes/Servicekonten

  • fehlende Standards, wodurch teure Tools zusätzlich eingekauft werden

Ergebnis: klarer Überblick, bessere Entscheidungen, weniger Kosten

Sie erhalten eine konkrete, umsetzbare Lizenzstrategie inklusive:

  • Lizenzprofilen pro Rolle

  • Feature-Vergleich der Optionen

  • Kostenübersicht (Ist vs. Soll)

  • Empfehlung inkl. Umsetzungsplan

Nächster Schritt: Lizenz-Check (30 Minuten)

In einem Gespräch klären wir:

  • wie viele Nutzerrollen Sie haben,

  • welche Funktionen wirklich wichtig sind,

  • und wo Sie sofort Kosten sparen können, ohne Features zu verlieren.