SharePoint für Dateiaustausch und Dokumentenmanagement

Wenn Dateien per E-Mail-Anhang, über Messenger oder in chaotischen Ordnerstrukturen zirkulieren, entstehen schnell Probleme: unterschiedliche Versionen, unklare Zuständigkeiten und zu breite Zugriffsrechte. SharePoint bringt Ordnung in die Zusammenarbeit – als zentrale Plattform für Dokumente, Freigaben und strukturierte Ablagen in Microsoft 365.

Zentrale Ablage statt Dateichaos

Mit SharePoint schaffen Sie einen klaren Ort für Projekt- und Unternehmensdokumente:

  • eine Bibliothek pro Team/Projekt/Kunde

  • nachvollziehbare Ordnerstrukturen oder Metadaten

  • einheitliche Ablage-Standards, die jeder versteht

So reduzieren Sie Suchzeiten und vermeiden „final_v7“-Dateien.

Externer Dateiaustausch – sicher und kontrolliert

SharePoint ist ideal, wenn Sie regelmäßig mit Kunden und Partnern arbeiten:

  • Freigaben per Link statt Anhänge

  • Rechte pro Person/Gruppe (lesen/bearbeiten)

  • optional Ablaufdaten für Links

  • Zugriff kann jederzeit entzogen werden

Das wirkt professionell und verhindert, dass Dokumente unkontrolliert weitergegeben werden.

Versionierung & Wiederherstellung

Ein großer Vorteil gegenüber klassischen File-Servern und E-Mail:

  • automatische Versionierung (Änderungen nachvollziehbar)

  • versehentlich Gelöschtes lässt sich wiederherstellen

  • weniger Risiko durch falsche/alte Dateistände

Zusammenarbeit im Dokument – ohne Toolwechsel

Office-Dateien können gleichzeitig bearbeitet werden:

  • Kommentare und Änderungsverfolgung

  • gemeinsame Bearbeitung in Word/Excel/PowerPoint

  • funktioniert im Browser oder in den Desktop-Apps

Integration mit Teams & OneDrive

SharePoint arbeitet im Hintergrund vieler Microsoft-Workflows:

  • Dateien in Teams-Kanälen liegen in SharePoint

  • OneDrive eignet sich für persönliche Dateien, SharePoint für Team-/Projektablagen

  • klare Regeln sorgen dafür, dass jeder weiß, wo etwas hingehört

Wir unterstützen Sie mit SharePoint

Damit SharePoint nicht nur „eingeführt“, sondern wirklich genutzt wird, helfen wir bei:

  • Konzept & Struktur: Sites/Bibliotheken, Berechtigungen, Namensregeln

  • Externe Freigaben: sichere Partner-/Kunden-Zugriffe, Link-Standards

  • Migration: von File-Servern oder bestehenden Ablagen (schrittweise, ohne Stillstand)

  • Best Practices: Versionierung, Vorlagen, Ablage-Regeln, kurze Schulung fürs Team

  • Sicherheit & Governance: passende Einstellungen, damit Freigaben kontrolliert bleiben

Ergebnis: schnelleres Arbeiten, weniger Suchzeiten, sicherer Austausch mit Kunden und Partnern – und eine Dokumentenablage, die dauerhaft funktioniert.